1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Adam Majewski, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką LudwikeArts, z miejscem prowadzenia działalności w Lidzbarku Warmińskim.
Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych: kontakt@ludwikearts.pl · tel. +48 661 460 930. Adres do doręczeń korespondencji papierowej udostępniam niezwłocznie na żądanie zgłoszone na powyższy adres e-mail. Komplet danych identyfikacyjnych znajdziesz w §18 Regulaminu.
Nie wyznaczyłem inspektora ochrony danych — we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz bezpośrednio na powyższy adres.
2. Jakie dane przetwarzam
Przetwarzam dane, które samodzielnie podajesz mi przez formularz kontaktowy, formularz briefu albo bezpośredni kontakt mailowy, telefoniczny lub przez komunikator WhatsApp:
- imię lub nazwa firmy (wymagane do nawiązania kontaktu)
- adres e-mail (wymagany do odpowiedzi)
- numer telefonu (opcjonalnie)
- treść wiadomości — opis projektu, oczekiwania, materiały i informacje, które przekazujesz dobrowolnie
- dane z formularza briefu — podajesz je dobrowolnie: adres strony, sklepu lub aukcji, branża, opis produktu, cel projektu, styl i inspiracje, oczekiwany termin oraz orientacyjny przedział budżetu
Brief możesz też pobrać jako plik PDF i wypełnić offline. Plik powstaje w całości w Twojej przeglądarce — jego treść nie trafia do mnie, dopóki sam mi go nie wyślesz.
Dane techniczne (logi serwera). Przy każdym wejściu na stronę serwer hostingu automatycznie zapisuje standardowe dane techniczne: adres IP, datę i godzinę żądania, adres otwieranej podstrony, typ przeglądarki i systemu. Nie łączę ich z danymi z formularzy, nie używam do analityki ani profilowania. Służą wyłącznie do zapewnienia działania i bezpieczeństwa strony (np. wykrywania ataków) i są przechowywane przez krótki okres ustalony przez dostawcę hostingu, po czym usuwane automatycznie.
Kontakt przez WhatsApp. Jeżeli piszesz do mnie przez WhatsApp (np. przyciskiem na stronie), przetwarzam Twój numer telefonu, nazwę profilu i treść wiadomości. Dostawcą komunikatora jest WhatsApp Ireland Limited (grupa Meta), który przetwarza dane o korzystaniu z usługi na własnych zasadach, jako odrębny administrator — opisuje je polityka prywatności WhatsApp. Sam przycisk na stronie to zwykły link: nie ładuje żadnych skryptów Meta i nic nie wysyła, dopóki go nie klikniesz. Jeżeli wolisz, napisz na e-mail.
Materiały do projektu. Zdjęcia i pliki, które mi przesyłasz, mogą zawierać dane osobowe — w szczególności wizerunek osób fizycznych przy retuszu portretów, zdjęć rodzinnych i fotografii archiwalnych. Zasady ich przetwarzania opisuje punkt 9.
W zakresie prowadzenia rozliczeń i dokumentacji, w przypadku zawarcia umowy, przetwarzam także dane wynikające z dokumentów rozliczeniowych (firma, NIP, adres, dane do rachunku lub faktury).
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania
Kontakt i wycena
Twoje dane przetwarzam w celu odpowiedzi na zapytanie, przygotowania wyceny i prowadzenia korespondencji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora — kontakt biznesowy).
Realizacja usługi
Po zawarciu umowy dane przetwarzam w celu wykonania usługi graficznej, dostarczenia plików i rozliczenia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Obowiązki księgowe i podatkowe
Dane na rachunkach, fakturach i dokumentach rozliczeniowych przetwarzam zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) — m.in. ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa.
Portfolio i promocja
Zrealizowane prace prezentuję w portfolio — na stronie, w moich profilach w mediach społecznościowych i w ofertach przedstawianych innym klientom — na zasadach opisanych w §12 pkt 7 Regulaminu. Jeżeli grafika zawiera nazwę, logo albo inne dane identyfikujące Twoją firmę, przetwarzam je w tym celu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — promocja własnej działalności i dokumentowanie doświadczenia zawodowego). Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw — wtedy usuwam pracę z portfolio. Prac zawierających wizerunek osób fizycznych nie publikuję bez odrębnej zgody.
Działanie i bezpieczeństwo strony
Logi serwera (adres IP i dane techniczne żądania) przetwarzane są w celu zapewnienia działania strony i ochrony przed nadużyciami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo i ciągłość działania serwisu).
Roszczenia
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
4. Jak długo przechowuję dane
- Korespondencja bez kontynuacji — do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, następnie usuwana.
- Dokumentacja rozliczeniowa — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości). W praktyce oznacza to przechowywanie nawet do 6 lat od samego zdarzenia.
- Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — do upływu okresu przedawnienia. To odrębna podstawa od obowiązku księgowego i biegnie niezależnie od niego: co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i roszczeń o świadczenia okresowe — 3 lata, przy czym koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
5. Komu przekazuję dane
Twoje dane mogą być powierzane następującym odbiorcom — wyłącznie w niezbędnym zakresie:
- dostawca hostingu strony i poczty elektronicznej (w tym w zakresie logów serwera),
- WhatsApp Ireland Limited (grupa Meta) — jeżeli kontaktujesz się ze mną przez WhatsApp,
- platforma rozliczeniowa Useme — jeżeli rozliczenie odbywa się przez Useme,
- serwisy do przekazywania plików, z których korzystam przy wydaniu plików finalnych: WeTransfer, Google Drive, Dropbox — w zakresie przesyłanych plików i adresu e-mail odbiorcy,
- dostawcy narzędzi graficznych opartych na sztucznej inteligencji — wyłącznie w zakresie materiałów niezbędnych do wykonania konkretnego projektu i tylko wtedy, gdy realizacja tego wymaga (zob. §11 Regulaminu),
- uprawnione organy państwowe — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów.
Nie sprzedaję Twoich danych i nie udostępniam ich nikomu do celów marketingowych.
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Część powyższych dostawców (m.in. Google, Dropbox, Meta, dostawcy narzędzi AI) ma siedzibę w USA lub korzysta z infrastruktury poza EOG. Przekazanie danych odbywa się wówczas na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Jeżeli nie chcesz, aby Twoje materiały trafiały do takich usług — napisz, ustalimy inny sposób przekazania plików.
Formularze na stronie (kontaktowy i brief) wysyłają dane bezpośrednio z mojego serwera na moją skrzynkę e-mail — bez pośrednictwa zewnętrznych usług. Strona nie zapisuje ich w żadnej bazie danych.
6. Twoje prawa
W każdym momencie masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
- ograniczenia przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w oparciu o prawnie uzasadniony interes
- przenoszenia danych do innego administratora
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — dotyczy wyłącznie sytuacji, w których wyraźnie prosiłem Cię o zgodę (np. na publikację pracy zawierającej wizerunek). Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.
Zaznaczenie w formularzach pól „zapoznałem się z regulaminem” i „zapoznałem się z polityką prywatności” nie jest zgodą w rozumieniu RODO — to potwierdzenie, że otrzymałeś informacje. Twoje dane przetwarzam na podstawie umowy i prawnie uzasadnionego interesu, nie zgody.
W celu skorzystania z któregokolwiek z praw napisz na kontakt@ludwikearts.pl. Odpowiadam w terminie do 30 dni.
Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie i wykonania usługi. Bez imienia, e-maila i opisu projektu nie jestem w stanie się z Tobą skontaktować.
8. Pliki cookies i dane zapisywane w przeglądarce
Strona ludwikearts.pl nie używa plików cookies — ani własnych, ani zewnętrznych. Nie korzystam z narzędzi analitycznych (Google Analytics, Meta Pixel ani podobnych), nie profiluję odwiedzających i nie prowadzę śledzenia między stronami.
Strona zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) jedną informację techniczną: fakt zamknięcia komunikatu o prywatności, żeby nie pokazywał się przy każdej wizycie. Informacja ta zostaje na Twoim urządzeniu, nie jest nigdzie wysyłana i nie pozwala Cię zidentyfikować. Jej zapis jest niezbędny do działania funkcji, o którą sam poprosiłeś, więc nie wymaga zgody. Możesz ją w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki.
Czcionki i zasoby zewnętrzne. Wszystkie kroje pisma używane na stronie hostuję na własnym serwerze. Nie korzystam z Google Fonts ani innych sieci CDN do ładowania czcionek, więc przy zwykłych odwiedzinach Twój adres IP nie trafia do żadnej firmy poza moim dostawcą hostingu (logi serwera, pkt 2).
Jeden wyjątek. Jeżeli klikniesz „pobierz brief jako PDF”, przeglądarka pobiera biblioteki potrzebne do wygenerowania pliku (pdf-lib i fontkit) z sieci jsDelivr. Dostawca tej sieci widzi wtedy Twój adres IP i typ przeglądarki — to standardowy log serwera, niezbędny do dostarczenia pliku. Dzieje się to wyłącznie po Twoim kliknięciu, nigdy przy zwykłym przeglądaniu strony. Sam brief i wpisane w nim dane pozostają w Twojej przeglądarce.
Jeżeli w przyszłości wdrożę narzędzia analityczne, uruchomię je wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody, z realną możliwością odmowy — a niniejszy punkt zostanie wcześniej zaktualizowany.
9. Materiały, które mi przesyłasz
Zdjęcia i pliki przekazywane do realizacji projektu mogą zawierać dane osobowe — najczęściej wizerunek osób fizycznych (retusz portretów, zdjęć rodzinnych, fotografii archiwalnych), czasem także dane widoczne na etykietach, dokumentach lub w metadanych plików.
- W odniesieniu do tych danych administratorem jesteś Ty — to Ty decydujesz, po co i w jakim zakresie mają być przetwarzane.
- Ja występuję jako podmiot przetwarzający: przetwarzam je wyłącznie na Twoje polecenie, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi, nie wykorzystuję ich do własnych celów i nie udostępniam nikomu poza dostawcami wymienionymi w punkcie 5.
- Przekazując materiały oświadczasz, że masz podstawę prawną do ich wykorzystania — w tym zgodę na rozpowszechnianie wizerunku, jeżeli jest wymagana (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Odpowiedzialność w tym zakresie reguluje §13 Regulaminu.
- Materiały źródłowe usuwam po 90 dniach od zakończenia projektu, chyba że uzgodnimy dłuższe przechowywanie na potrzeby poprawek lub kolejnych zleceń. Pliki finalne zachowuję na zasadach z punktów 3 i 4.
- Na Twoje żądanie zawrę odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).
- Prac zawierających wizerunek osób fizycznych nie publikuję w portfolio bez odrębnej, wyraźnej zgody osoby, której wizerunek dotyczy. Retuszu prywatnego nie prezentuję publicznie bez takiej zgody.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
11. Zmiany polityki
Zastrzegam prawo do aktualizacji niniejszej Polityki — np. w przypadku zmian technologicznych lub prawnych. Aktualna wersja zawsze jest dostępna pod adresem ludwikearts.pl/polityka-prywatnosci.html.
12. Kontakt
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
E-mail: kontakt@ludwikearts.pl
Telefon: +48 661 460 930